Protokoll Vorstandssitzung am 19.10.2015, 9.30 h, Büro Medenbach
Anwesend: Herr Medenbach, Herr Mathes, Herr Eck, Herr Schmidt, Herr Ketter, Herr Horne, Frau Neuhoff (Protokoll)
Entschuldigt fehlten: Herr Tamme, Frau Gorenflo, Herr Müller
Tagesordnung:
1. Genehmigung des Protokolls der Sitzung vom 08.09.2015
2. Allgem. Informationen des Vorsitzenden
3. Öffnungszeiten Samstage ab 28.11.2015
28.11.2015 14:00 Uhr
05.12.2015 16:00 Uhr
12.12.2015 18:00 Uhr
19.12.2015 18:00 Uhr
Beschluss
4. Verkaufsoffene Sonntage 2016
5. Weihnachtsgewinnspiel 2015
6. WWW-Jahresempfang 2016
7. Bilanz 2014 / Gutscheinverwaltung /Neuer Vordruck /Datenerfassung
8. Vereinsverwaltung / SFirm
9. Vorstand ab 03/2016
10. Verschiedenes
Zu 1: Der Vorsitzende begrüßt die Anwesenden und bedankt sich für die Genesungswünsche. Das Protokoll vom 08.09.2015 wird in der vorliegenden Form nicht genehmigt. Herr Eck wird Frau Gorenflo bitten, mit Hilfe seiner Aufzeichnungen das Protokoll in einigen Punkten abzuändern.
Zu 2:
Verkaufsbude
Die WWW kann die Bewirtung der Bude – wie von der Stadt vorgeschlagen – nicht leisten. Die Gastronomie wird angeschrieben, um hier evtl. eine Bewirtung anbieten zu können. Herr Rehn wird entsprechend informiert.
Tannenbaumaktion
Die Tannenbaumaktion ist angelaufen. Der langjährige Lieferant Herr Gröschen bietet die Bäume zu 11,50 € das Stück an (wie im letzten Jahr). Die WWW bittet Herrn Bürgermeister Schick um Unterstützung der Aktion durch den Bauhof (einpflanzen, ausfahren, abholen). Eine diesbezügliche Antwort steht noch aus.
Zuschuss Frau Rodestock
Herr Eck kontaktiert Frau Rodestock bezüglich der Einzelheiten ihrer Bastelaktion. Die WWW wird die Aktion – wie schon bei der letzten Sitzung besprochen – mit 200 € unterstützen. Ein Bericht in Weilburg Live wird vorbereitet.
Gänsebratenessen
Das Gänsebratenessen findet am Freitag, den 20. November 2015, 19.00 Uhr, im Schlosshotel Weilburg statt. Ein Buffet für 20,- €/Person wird angeboten, die WWW spendiert den Apéritif. Die Einladungen an alle Mitglieder sind erfolgt.
Hochzeitsmesse
Herr Demmer/Wohnkauf Zeller hat der Durchführung der Hochzeitsmesse Anfang nächsten Jahres in seinem Hause zugestimmt. Die Organisation übernimmt wieder Herr Mattes. Während der Kostendiskussion wird klar, dass in der Vorplanung der letzten Hochzeitsmessen immer eine schwarze Null stand, die WWW am Ende aber immer mit einem Minus aus der Sache herauskam. Diese Erfahrungen sollen unbedingt in die neue Kostenkalkulation einfließen. Herr Mattes kontaktiert Herrn Demmer und den Interessentenkreis.
Zu 3: Die Öffnungszeiten werden – wie in TOP 3 bereits genannt – beschlossen. Das Büro wird dies allen Mitgliedern mitteilen.
Zu 4: Die verkaufsoffenen Sonntage 2016 werden wie folgt festgelegt:
Ein vierter verkaufsoffener Sonntag steht noch zur Verfügung; hier muss noch ein Termin in Abstimmung mit Herrn Demmer gefunden werden. Dies übernimmt Herr Mattes.
Zu 5: Beim diesjährigen Weihnachtsgewinnspiel sind sich alle einig, dass es erhebliche Einsparungen bei den ausgespielten Gewinnsummen geben soll. In den Veröffentlichungen/Werbung wird keine Gesamtsumme der Gewinne mehr genannt. Es wird weiter Wochenziehungen und eine Endziehung geben. Die Gewinne werden in Form von WWW-Gutscheinen ausgeschüttet.
Folgende Gewinnsummen wurden beschlossen:
Drei Wochenziehungen mit je 3 Gewinnern (50,- € / 20,- € / 10,- €)
Eine Hauptziehung mit 10 Gewinnern
Herr Tamme wird gebeten, Gewinnkarten und Plakate vorzubereiten.
Zu 6: Diskussion, ob 2016 überhaupt ein Jahresempfang stattfinden soll nach der Absage wegen mangelnder Teilnahme in diesem Jahr. Wenn doch, wird er im Hotel Lahnschleife am letzten Sonntag im Januar 2016 ausgerichtet werden. Bei der Suche nach einem Referenten ergeben sich zwei Vorschläge: Herr Seisser, der als Altstadtmanager den Stand der Dinge präsentieren könnte (hier fragt Herr Medenbach an) oder auch Frau Edith Storck/Oberursel, die einen Vortrag über Büromanagement halten könnte (hier übernimmt Herr Eck die Kontaktaufnahme).
Zu 7: Herr Medenbach beklagt erneut die Bewertung der Gutscheinverbuchung in der Bilanz 2014. Bei einem Gutschein-Jahresumsatz von ca. 100‘ € müsste ein „Polster“ von 50‘ € auf dem Gutscheinkonto vorhanden sein, das aber nicht da sei. Ein Grund sei z.B., dass verschenkte Gutscheine über Jahre falsch oder gar nicht gebucht wurden. Außerdem sei nicht feststellbar, ob alle Verkaufsstellen alle Einnahmen abgeführt hätten. Herr Medenbach sieht sich nicht in der Lage, die Bilanz unter diesen Umständen guten Gewissens verantwortlich zu unterschreiben. Man kommt überein, kurzfristig einen Termin mit Steuerberater Dietz zu vereinbaren, um hier Klarheit zu schaffen. Um den Termin kümmert sich Herr Tamme.
Der neue Gutschein-Vordruck ist in Arbeit, das Programm zum Ausdrucken der Gutscheine soll zum 01.01.2015 an den Start gehen. Vorschlag von Herrn Horne, die neuen Vordrucke mit einem Strichcode zu versehen, der die Einlösung der Gutscheine unter Zuhilfenahme eines Handscanners doch sehr vereinfachen könnte. Herr Eck wird hier bei Prisma die mögliche Umsetzung in Erfahrung bringen.
Es wird diskutiert, die Gutscheinverwaltung von der Buchhaltung zu trennen und ein Beiratsmitglied zum Gutscheinverwalter zu ernennen (namentlich Herr Karazma, den Herr Medenbach ansprechen will).
Zu 8: Die Vereinsverwaltung mit dem Software-Programm S-Firm befindet sich in der technischen Vorbereitung.
Zu 9. Im nächsten Jahr stehen Ersatzwahlen an für die ausscheidenden Mitglieder Herr Medenbach und Herr Tamme. Auch Herr Müller hat durchblicken lassen, nicht mehr für die Vorstandsarbeit zur Verfügung zu stehen. Frau Gorenflo als Schriftführerin ist ebenfalls noch nicht ordentlich gewählt worden. Herr Eck wird versuchen, Herrn Scheve für eine Mitarbeit im Vorstand zu gewinnen, möglichst für das Amt des Schatzmeisters. Die Sparkasse wird auch wieder ein Beiratsmitglied entsenden. Als weiteres mögliches Vorstandsmitglied wird Herr Willi Hehn/Autopartner Weilburg genannt. Hier gab es mit Herrn Eck auch schon ein Vorgespräch.
Zu 10: Zu diesem TOP gab es keine weiteren Wortmeldungen.
Ende der Sitzung: 12.00 Uhr
Nächste Sitzung: Montag, 16.11.2015, 9.30 Uhr, Büro Medenbach
f.d.R.: Alexandra Neuhoff, WWW-Büro
Anwesend: Herr Medenbach, Herr Mathes, Herr Eck, Herr Schmidt, Herr Ketter, Herr Horne, Frau Neuhoff (Protokoll)
Entschuldigt fehlten: Herr Tamme, Frau Gorenflo, Herr Müller
Tagesordnung:
1. Genehmigung des Protokolls der Sitzung vom 08.09.2015
2. Allgem. Informationen des Vorsitzenden
- Verkaufsstand Denkmal
- Tannenbaumaktion
- Zuschuss Frau Rodestock
- Gänsebratenessen
- Diverses
3. Öffnungszeiten Samstage ab 28.11.2015
28.11.2015 14:00 Uhr
05.12.2015 16:00 Uhr
12.12.2015 18:00 Uhr
19.12.2015 18:00 Uhr
Beschluss
4. Verkaufsoffene Sonntage 2016
- Ostermarkt 13.03.2016
- Residenzmarkt 9.10.2016
- 3. Sonntag ?
- 4. Sonntag ?
5. Weihnachtsgewinnspiel 2015
- Gutscheinaktion / Verlosung
- Preise
6. WWW-Jahresempfang 2016
- Planung und Organisation
7. Bilanz 2014 / Gutscheinverwaltung /Neuer Vordruck /Datenerfassung
8. Vereinsverwaltung / SFirm
9. Vorstand ab 03/2016
10. Verschiedenes
Zu 1: Der Vorsitzende begrüßt die Anwesenden und bedankt sich für die Genesungswünsche. Das Protokoll vom 08.09.2015 wird in der vorliegenden Form nicht genehmigt. Herr Eck wird Frau Gorenflo bitten, mit Hilfe seiner Aufzeichnungen das Protokoll in einigen Punkten abzuändern.
Zu 2:
Verkaufsbude
Die WWW kann die Bewirtung der Bude – wie von der Stadt vorgeschlagen – nicht leisten. Die Gastronomie wird angeschrieben, um hier evtl. eine Bewirtung anbieten zu können. Herr Rehn wird entsprechend informiert.
Tannenbaumaktion
Die Tannenbaumaktion ist angelaufen. Der langjährige Lieferant Herr Gröschen bietet die Bäume zu 11,50 € das Stück an (wie im letzten Jahr). Die WWW bittet Herrn Bürgermeister Schick um Unterstützung der Aktion durch den Bauhof (einpflanzen, ausfahren, abholen). Eine diesbezügliche Antwort steht noch aus.
Zuschuss Frau Rodestock
Herr Eck kontaktiert Frau Rodestock bezüglich der Einzelheiten ihrer Bastelaktion. Die WWW wird die Aktion – wie schon bei der letzten Sitzung besprochen – mit 200 € unterstützen. Ein Bericht in Weilburg Live wird vorbereitet.
Gänsebratenessen
Das Gänsebratenessen findet am Freitag, den 20. November 2015, 19.00 Uhr, im Schlosshotel Weilburg statt. Ein Buffet für 20,- €/Person wird angeboten, die WWW spendiert den Apéritif. Die Einladungen an alle Mitglieder sind erfolgt.
Hochzeitsmesse
Herr Demmer/Wohnkauf Zeller hat der Durchführung der Hochzeitsmesse Anfang nächsten Jahres in seinem Hause zugestimmt. Die Organisation übernimmt wieder Herr Mattes. Während der Kostendiskussion wird klar, dass in der Vorplanung der letzten Hochzeitsmessen immer eine schwarze Null stand, die WWW am Ende aber immer mit einem Minus aus der Sache herauskam. Diese Erfahrungen sollen unbedingt in die neue Kostenkalkulation einfließen. Herr Mattes kontaktiert Herrn Demmer und den Interessentenkreis.
Zu 3: Die Öffnungszeiten werden – wie in TOP 3 bereits genannt – beschlossen. Das Büro wird dies allen Mitgliedern mitteilen.
Zu 4: Die verkaufsoffenen Sonntage 2016 werden wie folgt festgelegt:
- Sonntag, der 13.03.2016 – Ostermarkt
- Sonntag, der 28.08.2016 – Kindertag / Kirchweih
- Sonntag, der 09.10.2016 – Residenzmarkt
Ein vierter verkaufsoffener Sonntag steht noch zur Verfügung; hier muss noch ein Termin in Abstimmung mit Herrn Demmer gefunden werden. Dies übernimmt Herr Mattes.
Zu 5: Beim diesjährigen Weihnachtsgewinnspiel sind sich alle einig, dass es erhebliche Einsparungen bei den ausgespielten Gewinnsummen geben soll. In den Veröffentlichungen/Werbung wird keine Gesamtsumme der Gewinne mehr genannt. Es wird weiter Wochenziehungen und eine Endziehung geben. Die Gewinne werden in Form von WWW-Gutscheinen ausgeschüttet.
Folgende Gewinnsummen wurden beschlossen:
Drei Wochenziehungen mit je 3 Gewinnern (50,- € / 20,- € / 10,- €)
Eine Hauptziehung mit 10 Gewinnern
- 1. Platz 1.000,- €
- 2. Platz 500,- €
- 3. Platz 250,- €
- 4. – 10. Platz je 20,- €
Herr Tamme wird gebeten, Gewinnkarten und Plakate vorzubereiten.
Zu 6: Diskussion, ob 2016 überhaupt ein Jahresempfang stattfinden soll nach der Absage wegen mangelnder Teilnahme in diesem Jahr. Wenn doch, wird er im Hotel Lahnschleife am letzten Sonntag im Januar 2016 ausgerichtet werden. Bei der Suche nach einem Referenten ergeben sich zwei Vorschläge: Herr Seisser, der als Altstadtmanager den Stand der Dinge präsentieren könnte (hier fragt Herr Medenbach an) oder auch Frau Edith Storck/Oberursel, die einen Vortrag über Büromanagement halten könnte (hier übernimmt Herr Eck die Kontaktaufnahme).
Zu 7: Herr Medenbach beklagt erneut die Bewertung der Gutscheinverbuchung in der Bilanz 2014. Bei einem Gutschein-Jahresumsatz von ca. 100‘ € müsste ein „Polster“ von 50‘ € auf dem Gutscheinkonto vorhanden sein, das aber nicht da sei. Ein Grund sei z.B., dass verschenkte Gutscheine über Jahre falsch oder gar nicht gebucht wurden. Außerdem sei nicht feststellbar, ob alle Verkaufsstellen alle Einnahmen abgeführt hätten. Herr Medenbach sieht sich nicht in der Lage, die Bilanz unter diesen Umständen guten Gewissens verantwortlich zu unterschreiben. Man kommt überein, kurzfristig einen Termin mit Steuerberater Dietz zu vereinbaren, um hier Klarheit zu schaffen. Um den Termin kümmert sich Herr Tamme.
Der neue Gutschein-Vordruck ist in Arbeit, das Programm zum Ausdrucken der Gutscheine soll zum 01.01.2015 an den Start gehen. Vorschlag von Herrn Horne, die neuen Vordrucke mit einem Strichcode zu versehen, der die Einlösung der Gutscheine unter Zuhilfenahme eines Handscanners doch sehr vereinfachen könnte. Herr Eck wird hier bei Prisma die mögliche Umsetzung in Erfahrung bringen.
Es wird diskutiert, die Gutscheinverwaltung von der Buchhaltung zu trennen und ein Beiratsmitglied zum Gutscheinverwalter zu ernennen (namentlich Herr Karazma, den Herr Medenbach ansprechen will).
Zu 8: Die Vereinsverwaltung mit dem Software-Programm S-Firm befindet sich in der technischen Vorbereitung.
Zu 9. Im nächsten Jahr stehen Ersatzwahlen an für die ausscheidenden Mitglieder Herr Medenbach und Herr Tamme. Auch Herr Müller hat durchblicken lassen, nicht mehr für die Vorstandsarbeit zur Verfügung zu stehen. Frau Gorenflo als Schriftführerin ist ebenfalls noch nicht ordentlich gewählt worden. Herr Eck wird versuchen, Herrn Scheve für eine Mitarbeit im Vorstand zu gewinnen, möglichst für das Amt des Schatzmeisters. Die Sparkasse wird auch wieder ein Beiratsmitglied entsenden. Als weiteres mögliches Vorstandsmitglied wird Herr Willi Hehn/Autopartner Weilburg genannt. Hier gab es mit Herrn Eck auch schon ein Vorgespräch.
Zu 10: Zu diesem TOP gab es keine weiteren Wortmeldungen.
Ende der Sitzung: 12.00 Uhr
Nächste Sitzung: Montag, 16.11.2015, 9.30 Uhr, Büro Medenbach
f.d.R.: Alexandra Neuhoff, WWW-Büro